仕事が忙しくなると、やるべきことが抜け漏れてまったり、納期に間に合わず業務があふれてしまう。そのような経験はありませんか？
本記事では、スケジュール管理やタスクの優先順位をつけるのが苦手な方に向けて、役に立つような仕事術や考え方を全5回に分けてお伝えします。
第四回となる本記事では、スケジュール管理のテクニックについてお伝えします。
皆さんのご参考となれば幸いです。
※この連載記事は、株式会社Kaienが監修・執筆しています。Kaienでは多数のジョブコーチを抱えて、様々な方の働き方を支援しています。（https://www.kaien-lab.com/）
● 第一回 ビジネスパーソン必読！「優先順位の考え方」 ● 第二回 作業に集中できない方や先延ばしグセがある人におすすめの対処法 ● 第三回 仕事があふれてしまいがちな人のタイプ別「傾向と対策」 ● 第四回 仕事がデキる人が実践しているスケジュール管理テクニック ● 第五回 もしも仕事があふれそうになったら試してほしい対処法
はじめに
ビジネスにおいて、スケジュール管理は業務の効率化や、成果の最大化に直結する重要なファクターのひとつです。
その重要性から、世の中にはスケジュール管理にフォーカスした書籍も多くありますし、スケジュール管理を効率化するためのツールやアプリも数多く存在します。人によっては情報が多すぎて、どこから取り入れればよいのか迷ってしまうケースもあるのではないでしょうか。
本記事では、「実践的で」、かつ「手軽に始められる」ものに絞って、おすすめのスケジュール管理術をお伝えいたします。参考にしていただき、ぜひご自身に合ったスケジュール管理方法を確立するための助けとしていただければと思います。
スケジュールを立てる際にはゴールから逆算する
ゴールから逆算することは、スケジュール管理のうえで最も重要であり、基本中の基本です。
計画を立てる際に手前にあるタスクから予定を立てることを、「積み上げ思考」と言います。今を起点にタスクを決める考え方です。現状を踏まえて、今やれることを精一杯やり、最終的な到達点をゴールとします。目の前のやるべきことからスタートするので、着手はしやすいのですが、細分化したタスクをいつまでに終わらせればよいのかがあいまいになりがちなため、しばしば予定が破綻して、業務があふれてしまうことにつながりやすい仕事の組み立て方です。
それに対して「逆算思考」とは、ゴールを起点にタスクを決める考え方です。いつどんな状態になっていたいか、ゴールと期日を定め、それを実現するためのステップを逆算して洗い出し、実行していきます。行動に移す前に一定の思考作業、準備が必要ですが、ゴール、プロセス、スケジュールが明確になるため、突発的なタスクやトラブルがあっても、予定を調整することが容易となり、スケジュールを早期に立て直しやすい、というメリットがあります。
「積み上げ思考」と「逆算思考」、どちらも良さがありますが、時間管理の観点からは「逆算思考」が有効です。
スケジュールにバッファを設ける
これも基本的なスケジュール管理テクニックです。
逆算思考で予定を立てる際には、必ず「バッファ」を設けるようにしましょう。少なくとも全体スケジュールの2割程度前倒しで業務が終わるように、予定を立てられるとよいでしょう。例えば、今日からキックオフするプロジェクトがあり、20日後が納期だとすれば、16日後に納品する計画を立てる、ということです。
仕事をしていれば、急な予定変更や、突発的な出来事は日常茶飯事に起こります。予定外の出来事が起こることを前提に、あらかじめバッファを設けておくことで、納期遅れを未然に防ぐことができます。
もしかしたら「そうはいっても、ゴールに対してバッファを設けるほどの余裕がないんです」といいたくなる場面があるかもしれません。その場合には、周囲に相談して増員をお願いしたり、そもそも納期を延ばしてもらえるように発注者に相談しましょう。
ギリギリの予定を立てて気合で乗り切る、という考え方もあるかもしれません。努力の結果、なんとか間に合わせることができた時には大きな達成感を得ることができるかもしれません。しかし、それは自己満足です。ビジネスの世界では一般的に努力よりも、リスクを減らし、確実性の高い手段で計画通りに仕事を完了することが求められています。
毎日のスケジュールに「余白」を確保する
みなさんは1日の勤務時間が8時間あったとして、どの程度の割合で予定が埋まっているでしょうか？ 人によっては、会議や作業時間の予定を、8時間すべてをパンパンに詰め込んでいる方がいるかもしれません。そのような方には、少なくとも1時間程度は”何もしない予定”（＝余白）をスケジュールに組み込むことをお勧めします。
前述の「逆算思考」と関連付けて補足すると、勤務時間が8時間だとすれば、作業時間は1日7時間として計画を立てる、ということです。
何もしない予定、といっても当然ながら給与が発生している業務時間です。遊んでいてよい、というわけではありません。余白の時間は、例えば以下のように活用します。
1.考える時間 作業から離れて、戦略を考えたり、作業の効率化をゆっくり考える時間にあてる。中長期的な視点で業務を振り返ることで、業務の優先順位を整理することができる（参考：ビジネスパーソン必読！「優先順位の考え方」）
2.スケジュールを見直す時間 計画が予定通りに進んでいるかを再確認し、必要に応じてできる限り先回りして予定を立て直したり、納期調整、応援要請などを行う。また、これまで行っているタスクに抜け漏れがないか確認を行う。
3.メモやマニュアルを整理する時間 直近の業務で残しているメモを整理する。作業プロセスやルールに変更があればマニュアルに反映する。その他、フォルダの整理や名刺等の管理など、後回しにしている作業を行い、長期的にため込まないようにする。
4.予定からあふれた作業をする時間 余白の時間を作業時間のバッファとして活用し、計画に対して遅れがある作業を計画通りに巻き返すために時間を活用する。
1.と2.に共通するのは、目の前にある作業からすこし離れて、中長期、かつ俯瞰的な視点で時間と思考を使う、ということです。定期的にそのような機会を作ることで、「振り返ってみれば非効率だった」という作業を早期に見直すことにもつながります。
3.は、つい後回しにしがちな作業を行う時間です。上記に挙げたもののほかにも、勤怠報告、経費精算、名刺の整理、ファイリング、社内アンケート回答などをつい後回しにしてしまい、未処理のファイルが引き出しにいっぱいになってしまったり、納期を過ぎて総務部門からお尻を叩かれた経験はないでしょうか？
あえてやるべきことを明確にしない余白の時間をスケジュールに組み込むことで、中長期の視点で業務を見直したり、後回しの作業を消化することができるのです。
GoogleやOutlookなどで、カレンダーを組織に共有している場合には、隙間の時間に打合せが入ってしまい、余白の時間を取りづらいことがあるかもしれません。そのような場合には、余白に取っておきたい時間帯を「非公開予定」や「予定あり」など適当なタイトルでスケジュールに反映しておけば、ミーティングを差し込まれてしまうことを回避することができるでしょう。
5分以内に終わる仕事は気付いた瞬間にやる
やってしまえば1分で終わるような、目に飛び込んできたメールの返信、ちょっとしたファイルの更新。いま着手している作業を中断したくないので、「あとでやればよいか」とその場ではスルー。その後すっかり忘れていて、周囲に迷惑をかけたり、痛い目にあった、という経験はありませんか？
作業に必要な時間や難易度は、仕事の重要度には比例しません。作業自体はちょっとしたことであっても、結果・成果に大きな影響を及ぼす場合もあります。事実、ひとつのメール返信を怠ったせいで、大きな案件を失注してしまった、ということはビジネスシーンでは日常的によく起こることです。
重要度・緊急度に関わらず、5分以内に終わるような作業は、目に入った瞬間にその場で終わらせてしまいましょう。
PCのパフォーマンスと同様に、人間の脳機能も有限です。仮にそれが些末な作業であっても、「あとでこれやらなきゃ」という脳内の”常駐メモリ”がある状態で作業を続けていても、結果的に作業は非効率です。後回しの作業を増やさず、できる限りメモリを軽くして作業を行うことが業務効率化をするうえで、とても大事な観点となります。
目に入った瞬間にその場で終わらせる習慣は、他にもたくさんのメリットがあります。メールの返信やお願いごとのレスポンスが早くて怒る人はいないでしょう。むしろその相手は、あなたに対して「仕事が早いデキる人間だ」という印象を持つでしょう。この習慣が身に着けば、「あれやったっけ」「これ忘れてなかったかな」と不安になりドキドキすることもありませんし、見失ったメールを一生懸命探す必要もなくなるのです。
意識一つで誰でも取り組むことができる、コスパの良い仕事術です。まだ身に着けていない方は、ぜひ今からでも意識して取り組んでみてください。
ミーティングの予定は前後30分はあけておく
仕事がデキるビジネスパーソンを目指すならば、ミーティングの質を向上することはとても重要な要素です。
ミーティングの品質を向上するためのポイントは、「準備」と「後処理」です。
あらゆるミーティングにおいて、なんの下準備もせずに参加しているのならば、それは明らかに準備不足であり、ミーティングのパフォーマンスは向上しません。すべてのミーティングにおいて直前30分の予定をあけておき、ミーティングのアジェンダに目を通したり、論点を確認しておきましょう。その「準備」は、必ず建設的な意見や質問につながり、ミーティングの品質向上とともに、周囲からのあなたの評価を高めることにつながるでしょう。
一般的にミーティングは緊張も集中もするものですから一息、休憩を入れたくなるものです。しかし、ここで気を緩めず、ミーティングの直後に間髪を入れず、「後処理」を行ってください。具体的には、議事録をまとめたり、決定したアクションをカレンダーに反映したり、決定内容を関係者に共有する、などです。これらの作業を後回しにすると、時間が経てば経つほどに記憶が薄れてしまうため、倍の時間を要することになります。記憶が新しいミーティングの直後に、これらの作業を行うことが、作業時間の効率化につながるのです。
まとめ
いかがでしたか？ 取り入れられそうなテクニックがあればぜひ試してみてください。人にはそれぞれ適切なスケジュール管理方法があります。自分の特徴にあった自分なりの仕事の進め方や方法、様々なツールを取り入れ、ご自身にあったスタイルを確立してください。
TONOME Work（トノミー）
TONOMEは、ここで紹介した多くのテクニックを自動でツールが行う機能があります。日常の中ですべてを意識してスケジューリングを行うのは大変です。任せられるところはツールに任せて効率的なスケジュール管理を実践してみましょう。